Helena KOUYAMI

· Appui à la planification annuelle et trimestrielle des activités du projet.

· Soutien à l'équipe technique dans la mise en oeuvre des activités.

· Coordination logistique des ateliers, réunions stratégiques et missions terrain.

· Gestion des visiteurs

· Vérification et traitement des pièces justificatives.

· Interface entre équipe projet, partenaires institutionnels et prestataires.

· Archivage physique et numérique conforme aux procédures Enabel.

. Gestion du courrier et autres documents administratifs

. Gestion fournitures de bureau

. Gestion de l'agenda du Project Manager

. Gestion des commandes

. Appui à l'ouverture des offres de marché

. Revue organisationnelle des différents départements de la banque.

. Suivi de la gestion des partenariats en collaboration avec les entités. opérationnelles concernées.

. Suivi hebdomadaire des projets et reporting associé.

. Exécution de toute autre mission confiée par la hiérarchie.

· Accueil physique et téléphonique des visiteurs de la Direction Générale.

· Gestion du courrier (correspondances, notes de service, etc.).

· Appui à la gestion du courrier des autres directions.

· Gestion de l’agenda de la Direction Générale.

· Préparation et organisation des réunions.

· Suivi des dossiers soumis à la signature de la Direction Générale.

· Gestion et archivage des documents de la Direction Générale.

. Exécution de toute autre mission confiée par la hiérarchie.

· Assistance administrative aux chargés de programme (saisie et mise en forme de documents divers.)

· Préparation et expédition du courrier et des courriels Départ.

· Organisation de réunions et d’ateliers.

· Rédaction des procès-verbaux de réunion.

· Gestion des bons de commande.

· Gestion des fournitures de bureau.

· Gestion de la valise diplomatique.

· Gestion logistique des missions (réservation d’hôtel, achat de billets d’avion, formalités de visa, etc.).

· Intérim occasionnel des fonctions de caissière et d’assistante de direction.

· Exécution de toute autre mission confiée par la hiérarchie.

. Gestion du hall d’accueil et des visiteurs.

. Gestion du standard téléphonique.

. Gestion du courrier Arrivée et Départ.

. Assistance administrative à la Chargée du Personnel et de l’Administration.

. Exécution de toute autre mission confiée par la hiérarchie.

. Gestion administrative et organisationnelle des directions stratégiques.

. Coordination des agendas et des flux d’information.

. Gestion du courrier et des communications internes/externes.

. Appui administratif aux équipes techniques et financières.

Durée des intérims :

DMC : Avril 2010 à Octobre 2010

Direction Technique : Septembre 2009 à Octobre 2009

Direction Financière : Mai 2009 à Juin 2009

. Gestion des visiteurs et des appels téléphoniques.

. Gestion du courrier Arrivée/Départ.

. Gestion de l’agenda du Directeur.

. Saisie des productions et des ventes dans le logiciel Sage Saari.

. Exécution de toute autre mission confiée.

. Gestion des visiteurs et des appels téléphoniques.

. Gestion du courrier Arrivée/Départ.

. Gestion de l’agenda de la Directrice et assistance lors des rencontres clients.

. Préparation et organisation de conférences et réunions.

. Exécution de toute autre mission confiée.

. Gestion des visiteurs.

. Gestion du courrier Arrivée/Départ.

. Gestion de l’agenda du Directeur.

. Exécution de toute autre mission confiée.

. Gestion des visiteurs et des appels téléphoniques.

. Saisie de documents et de correspondances juridiques.

. Gestion de l’agenda du Maître.

. Exécution de toute autre mission confiée.